Diagnóstico
Analizamos los procesos actuales, herramientas, usuarios, controles y necesidades de información.
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Servicio 13
Tecnología & Control Digital
Información conectada. Operaciones medibles. Decisiones oportunas.
En VANTAGE 360° integramos herramientas administrativas, financieras, documentales y operativas para centralizar información, automatizar procesos y fortalecer el control de cada inmueble.
Seleccionamos las plataformas de acuerdo con las necesidades, dimensión y complejidad de cada proyecto, priorizando funcionalidad, seguridad, trazabilidad y facilidad de uso.
Productividad y colaboración
Organizamos el trabajo administrativo y documental mediante herramientas que facilitan la coordinación, el seguimiento y el acceso controlado a la información.
Herramientas aplicables
- Microsoft Excel: presupuestos, flujos de efectivo, conciliaciones, controles, proyecciones y análisis financiero.
- Microsoft Word: contratos, actas, reglamentos, políticas, manuales y procedimientos.
- Microsoft PowerPoint: reportes ejecutivos, propuestas y presentaciones para comités y asambleas.
- Microsoft Outlook: correo institucional, calendarios, reuniones, compromisos y vencimientos.
- Microsoft Teams: comunicación interna, reuniones y coordinación por inmueble.
- Microsoft SharePoint: expediente digital, permisos, control documental y versiones.
- Microsoft OneDrive: respaldo y sincronización de archivos de trabajo.
- Microsoft Forms: solicitudes, inspecciones, encuestas, reportes y evaluaciones.
- Microsoft Lists: inventarios, contratos, pendientes, incidencias y vencimientos.
- Microsoft Power Automate: alertas, autorizaciones, recordatorios y flujos automatizados.
“Una estructura digital ordenada mejora la colaboración y reduce la dependencia de procesos manuales.”
Planeación y gestión de proyectos
Planificamos y supervisamos proyectos, adecuaciones, mantenimientos mayores e inversiones mediante cronogramas, responsables, hitos y controles de avance.
Herramientas aplicables
- Microsoft Planner: tareas, responsables, prioridades y fechas compromiso.
- Microsoft Planner Premium: dependencias, recursos, cronogramas y vista Timeline.
- Microsoft Project: programación y seguimiento de proyectos complejos.
- Microsoft Visio: diagramas de procesos, organigramas, flujos operativos y layouts.
- Microsoft Excel: matrices de seguimiento, costos y control de avances.
- Microsoft Power BI: indicadores ejecutivos de avance, costo y cumplimiento.
Instrumentos de planeación
- Diagramas de Gantt.
- Cronogramas maestros.
- Hitos y entregables.
- Rutas críticas.
- Dependencias entre actividades.
- Matrices de responsables.
- Planes de trabajo.
- Control de riesgos.
- Seguimiento presupuestal.
- Porcentaje de avance.
- Reportes ejecutivos.
“Cada proyecto se controla en tiempo, costo, alcance, calidad y cumplimiento.”
Analítica e inteligencia de negocio
Convertimos la información financiera, administrativa y operativa en indicadores claros para facilitar la toma de decisiones.
Herramientas aplicables
- Microsoft Power BI: tableros ejecutivos, tendencias e indicadores.
- Microsoft Excel: análisis, escenarios, presupuestos y proyecciones.
- Microsoft SharePoint: fuente documental centralizada.
- Microsoft Lists: registros y bases de seguimiento.
- CONTPAQi: información contable, bancaria, fiscal y administrativa.
Indicadores principales
- Presupuesto contra gasto real.
- Ingresos, egresos y flujo de efectivo.
- OPEX y CAPEX.
- Saldos y conciliaciones.
- Cuotas emitidas y cobradas.
- Morosidad y cartera vencida.
- Cumplimiento de mantenimiento.
- Órdenes de trabajo abiertas y cerradas.
- Costos por inmueble, proveedor o servicio.
- Cumplimiento de SLA y KPIs.
- Vencimiento de contratos y pólizas.
- Avance de proyectos e inversiones.
“Datos confiables para anticipar desviaciones, optimizar recursos y sustentar cada decisión.”
Administración condominal digital
Podemos implementar plataformas especializadas para centralizar cuotas, cobranza, comunicación, incidencias y servicios para residentes y propietarios.
Plataformas aplicables
- Neivor: cuotas, pagos, conciliación, facturación, comunicación, amenidades, paquetería, incidencias y control de accesos.
- ComunidadFeliz: administración financiera, estados de cuenta, cobranza, morosidad, pagos, comunicación y reservación de amenidades.
- CONTPAQi Contabilidad: registros contables y estados financieros.
- CONTPAQi Bancos: movimientos, flujo de efectivo y conciliaciones.
- CONTPAQi Facturación: emisión y control de comprobantes fiscales.
- CONTPAQi Nóminas: administración y cálculo de nómina cuando corresponda.
- Microsoft Power BI: indicadores de cobranza, morosidad y desempeño financiero.
Capacidades
- Emisión y consulta de cuotas.
- Estados de cuenta individuales.
- Registro y aplicación de pagos.
- Conciliación de movimientos.
- Recordatorios de cobranza.
- Consulta de saldos y comprobantes.
- Comunicados a residentes.
- Solicitudes e incidencias.
- Reservación de amenidades.
- Gestión de paquetería.
- Rendición de cuentas.
- Reportes financieros.
La plataforma se selecciona de acuerdo con el número de unidades, procesos financieros, servicios requeridos y necesidades de cada comunidad.
Mantenimiento y gestión de activos
Integramos soluciones CMMS/GMAO para controlar instalaciones, equipos, órdenes de trabajo y programas de mantenimiento.
Herramientas aplicables
- Fracttal One: activos, planes preventivos, órdenes de trabajo, solicitudes, inventarios e indicadores.
- Microsoft Planner: asignación y seguimiento de actividades.
- Microsoft Forms: reportes de fallas, inspecciones y solicitudes.
- Microsoft Lists: bitácoras, activos, pendientes e incidencias.
- Microsoft Power BI: disponibilidad, costos, reincidencias y cumplimiento.
- Microsoft SharePoint: manuales, planos, garantías y expedientes técnicos.
- Códigos QR: identificación y consulta de activos.
- Aplicaciones móviles: captura de tiempos, materiales, fotografías y evidencias.
Capacidades
- Inventario y ubicación de activos.
- Fichas técnicas.
- Planes preventivos y correctivos.
- Órdenes de trabajo.
- Responsables y fechas compromiso.
- Evidencias fotográficas.
- Historial de intervenciones.
- Garantías y vencimientos.
- Control de refacciones.
- Costos por equipo.
- Indicadores de disponibilidad.
- Incidencias recurrentes.
“Cada intervención queda respaldada por un historial consultable, verificable y medible.”
Gestión documental y firma electrónica
Protegemos y organizamos la documentación administrativa, contractual, financiera y técnica mediante expedientes digitales y procesos de autorización.
Herramientas aplicables
- Microsoft SharePoint: expedientes, permisos y control de versiones.
- Microsoft OneDrive: sincronización y respaldo de archivos.
- Adobe Acrobat Pro: edición, integración, protección y organización de documentos PDF.
- Adobe Acrobat Sign: firma y seguimiento electrónico.
- DocuSign: firma electrónica de contratos y convenios.
- Microsoft Power Automate: flujos de revisión y autorización.
- Microsoft Lists: control de documentos y vencimientos.
- Microsoft Outlook: alertas, notificaciones y calendarios.
Documentación controlada
- Contratos y anexos.
- Actas y reglamentos.
- Pólizas y garantías.
- Licencias y permisos.
- Expedientes de proveedores.
- Manuales y procedimientos.
- Planos y fichas técnicas.
- Cotizaciones y comparativos.
- Evidencias y entregables.
- Renovaciones y vencimientos.
“Documentación organizada y trazable para reducir riesgos y facilitar auditorías.”
Implementación y acompañamiento
Cada solución tecnológica se configura conforme a los procesos, responsabilidades y necesidades particulares del inmueble.
Nuestro proceso
Selección
Definimos las plataformas y aplicaciones adecuadas para el alcance y complejidad de la operación.
Configuración
Organizamos permisos, flujos de trabajo, catálogos, formularios, tableros e indicadores.
Migración
Coordinamos la integración de documentos, registros, saldos e información histórica aplicable.
Capacitación
Preparamos a administradores, técnicos y usuarios para utilizar correctamente las herramientas.
Seguimiento
Evaluamos resultados, adopción, cumplimiento y oportunidades de mejora.
“La tecnología debe simplificar la operación, fortalecer el control y convertir la información en decisiones.”
Las marcas y plataformas mencionadas pertenecen a sus respectivos titulares. Su selección, disponibilidad, configuración, licenciamiento e implementación se determinan conforme a las necesidades y al alcance contratado para cada proyecto.